知っておきたい！中小企業向けクラウドERPについての基本情報を紹介

中小企業向けのクラウド型ERPを導入することで、どのような改善を期待できるのか基本情報を押さえておきましょう。 目下の中小企業の多くは、労働生産性が低い収益に反映させるシステムの不在などの課題に直面しています。 このような状況にあって中小企業向けクラウド型ERPを導入することで、部署別に分断されたデータの集約化が進むことで入力ミス校閲などに余計な労力を振り向ける必要がなくなり、業務効率化と部署間での情報共有が進むことで顧客対応の品質向上などを期待できます。

中小企業向けクラウドERPのERPとは何の略語？

クラウドERPを導入している中小企業が増えていますが、これは「Enterprise Resources Planning」の略語です。Enterpriseは企業、Resourceは資源、Planningは計画をそれぞれ表しており、直訳すると「企業資源計画」となります。つまり、企業の経営資源である人・モノ・カネ・情報を効率的に管理して活用する計画やシステムのことです。財務・人事・生産・販売・購買といった様々な基幹業務を統合し、情報を一元管理することで業務の効率化が可能になります。実際に経理・人事・営業・製造などの各部署は独自の情報を持っていますが、会社全体で共有していないことが少なくありません。これは大企業に限らず、中小企業も同様です。しかしクラウドERPを使うことで、部署ごとの情報を簡単に共有できるのです。情報が一元化されればコストの無駄や在庫状況などを会社全体で把握でき、クライアントに迷惑をかけることもなくなります。さらに、迅速なトップの意思決定が可能になることもメリットの一つです。

中小企業向けクラウドERPを導入する目的とは？

中小企業向けクラウドERPを導入すると、少ない金額で効率的な生産管理を実現することが可能となります。これまで中小企業では様々なシステムを導入する際にその金額に制約が生じることが多く、なかなか効率的なシステム構築を行うことができないものとなっていました。導入した方が業務効率化ができるとわかっていても、一時的に発生する多額の導入日が会社の利益を圧迫し、さらにはキャッシュフローにも影響を及ぼしてしまうことから導入に踏み切れないところが多かったものです。クラウドERPの導入はこれらの経費を抑えて様々なシステムを利用することができる点にあり、効率的な業務管理を行うことができます。 またこれを導入することで顧客に対するITシステムの積極的な取り入れのアピールをすることができるため、安心感を与えるものとなるのも効果です。業務効率化と対外的な印象向上が大きな目的となっており、これを安価で導入できることから多くの中小企業で積極的に利用されているものとなっていることが特徴です。

中小企業向けクラウドERPは大企業には向かないのか？

中小企業向けクラウドERPは、必ずしも大企業に向かないわけではありません。しかしあくまでも中小企業の規模で最適な稼働ができるように調整されているため、より多くの業務が行われる場合には対応が難しくなる可能性もあるでしょう。中小企業と比較すると、大企業はより多様で複雑な業務案件を抱えています。従業員の人数も多いため処理するべき業務の量も増え、さらに高度な機能を必要とします。また、規模の大きな企業は通常の場合、様々な部門を設置しています。クラウドERPが複数の部門に対応し、適切に業務の統合を行えるかどうかはサービスごとの拡張性により変化する点にも注意が必要です。さらに規模が大きくなるほどコンプライアンスが厳しくなり、重要な情報を扱うためセキュリティの強化も必須となっています。適切に稼働することができれば十分に使用することも可能ですが、より大きな企業の業務に対応可能かどうかは事前の検討が必要です。

中小企業向けクラウドERPの構成要素とは？

中小企業向けクラウドERPは、企業全体の業務プロセスを統合し、データを一元管理するための複数の構成要素から成り立っています。構成要素の内容は中小企業向けクラウドERPのサービスによって異なりますが、財務や人事、生産や在庫などの各種管理機能が中心です。顧客関係管理などの情報の一元化に加え、プロジェクト管理機能では進捗の追跡やリソースの把握、さらには予算の管理などを行うこともできるでしょう。システムによってはデータ分析やダッシュボード作成などの機能を備えており、リアルタイムでのレポート作成を行うことができるようになっています。また、スマートフォンやタブレットといったモバイルデバイスからのアクセスを可能にし、外出先からアクセスができるのも利点です。そのほかにもデータの保護を行うセキュリティやアクセス制御、暗号化に加え、中小企業の独自要件や業界固有の業務に対応させることもできるようになっています。

中小企業向けクラウドERPはハードウェアやソフトウェアのメンテナンスが不要

中小企業向けのクラウドERP（Enterprise Resource Planning）システムは、経営資源を効果的に管理し、ビジネスプロセスを最適化するための強力なツールです。その中でも、このシステムは、ハードウェアやソフトウェアのメンテナンスが不要なため、多くの中小企業にとって魅力的な選択肢となっています。従来のオンプレミス型ERPシステムでは、企業は高価なハードウェアを購入し、専門のITスタッフを雇用してシステムの運用と保守を行う必要がありました。これには膨大なコストと時間がかかり、中小企業には負担となりました。しかし、これはそのような課題を解決するために設計されています。主要なメリットの一つは、ハードウェアとソフトウェアのメンテナンスがクラウドプロバイダーによって行われることです。つまりサーバーの設置やアップグレード、セキュリティの強化、バックアップの管理などの面倒な作業を自社で行う必要がありません。これにより、中小企業は運用コストを大幅に削減でき、ITリソースを他の戦略的な目標に投資することが可能になります。 必要に応じてユーザー数を増減できるため、成長に合わせてシステムを拡張することができます。さらに、ベースのシステムはリモートアクセスが容易で、従業員はどこからでも必要な情報にアクセスできます。これは特に、現代の分散型ワーク環境に適しています。

中小企業向けクラウドERPの導入前に準備すべきものとは？

いざ中小企業向けクラウドERPを導入しようとしても、まず何をしたらいいのかわからないという例も多いのではないでしょうか。導入の際には適切な準備を行い、計画に基づいて従業員の認識の統一などを行います。まずは何のために導入するのか目的やビジョンを明確にし、それに基づいて達成するべき目標の設定を行います。目的は導入どの成果評価やプロジェクトの進捗を把握するためにも重要です。現在行われている業務プロセスの見直しや評価を行い、改善点について検討することも大切になっています。導入後は現行プロセスの改革が行われるため、あらかじめ変更されるポイントを把握しておくとスムーズに進めることができます。中小企業向けクラウドERPの導入にかかる予算とリソースの確保も、事前に完了しておくべき事柄の一つです。初期費用だけではなく月々の運用費用、トレーニングやサポート、専門的なコンサルティングに必要な費用なども含まれています。

中小企業がクラウドERPを導入した方が良い理由

クラウドERPは、クラウドに導入したシステムに社内業務を統合し、ほぼ全てをネット上で完結してしまうという仕組みです。中小企業に導入したほうがいいものだといわれていますが、どういった理由からでしょうか。基本的に企業はパソコンを使っていますが、その使い方は会社によって違います。ネットにつなぐ事を前提としたシステムの場合、障害などでネットが切れてしまうと使えなくなるというデメリットがありますが、ここしばらく年単位でそういった障害がないため行ける空気が出てきました。そもそも完全にネットに依存していなかったとしても、切れると使えなくなるソフトは多いのです。ERPを導入して統合してしまえば、業務の中身から総務や経理に関わることまで全てのデータを同じところで確認できるようになります。この情報はファイルを開いて、この件についてはこのソフトを開く、といった事がなくなるのは、中小企業にとってありがたい話ではないでしょうか。

中小企業向けクラウドERPを使って働き方改革はできるか？

働き方改革という言葉はよく聞きますが、実際に会社の業務を丸ごと変えてしまうのは難しいものです。その可能性があるものといえば、パソコンをメインに業務を遂行している会社でのクラウドERP化でしょう。業務や総務の作業を全てクラウド化してしまうことで、大幅な改善、働き方改革が行えます。昔からソフトはインストールして使うものだったところ、ネット上に置いてブラウザで使ってしまうという方法が広まってきました。これはローカルの性能に依存しないため、最低限のスペックのパソコンでも問題ないという利点があります。数年に一度頻繁に買い換えてきた中小企業にとって、喉から手が出るほどほしい性能と言えるでしょう。中小企業では高性能パソコンを揃えたり、ソフトを購入するのもひと苦労なので大きなメリットとなります。導入に辺りしなければならない設計や設定、切り替え作業がかなり膨大なものになってしまうため、その部分をどう吹っ切れるかが鍵です。

中小企業向けクラウドERPを選ぶ際のポイント

中小企業がクラウドERP（統合的な企業管理システム）を選ぶときには、いくつか大切なポイントがあります。 中小企業はコストは大きな問題なので、初期費用だけでなく、運用コストも含めて長期的に見積るのがポイント。クラウドERPは通常、月額料金や年間料金として支払うサブスクリプションモデルが多いです。隠れたコストがないかも、確認することが大切です。 必要な機能が全て含まれているか、チェックが必要です。販売管理・在庫管理・会計・人事管理など、会社の運営に必要な機能が揃っていることが重要です。将来的にビジネスが成長したときに、機能を追加できるかどうかも考慮に入れましょう。 操作が直感的で、研修の時間やコストを最小限に抑えられるシステムを選ぶこと大事。実際にデモを試したり、無料体験に参加します。データは会社の重要な資産で、サービス会社を選ぶ際にはデータの暗号化・バックアップ・災害時の復旧計画など、セキュリティ面がしっかりしていることを確認します。

中小企業向けクラウドERPの料金体系とは？

中小企業向けに提供されているERPの料金体系は、主に2つのパターンが考えられます。
まず、ユーザー数に応じて料金が決められるというものです。
ユーザー1人当たりの月額料金で課金されていくので、それを利用する人が多ければ多いほど必要になるコストは高くなっていきます。
クラウドERPであってもこの傾向は同じであるため、きちんと確認しておかなければいけません。
そして、もう一つ重要な料金体系としてはどういった機能が搭載されているのかという部分で価格が決まることです。
利用する機能が多ければ多いほどコストも増額される可能性が高くなりますので、その中小企業にとって必要なポイントに絞っていけば料金を下げることができるようになります。
これらの点を考慮しても、中小企業の場合は雇われている人たちが少なかったり、必要最小限の機能で補うことができたり様々なメリットもあります。
コストパフォーマンスが高い結果を期待できるので、十分に満足でシステムを利用できます。

中小企業向けクラウドERPの導入期間はどれくらい？

中小企業向けのクラウドERPの導入期間は、一般的に3ヶ月から半年程度であると考えられています。
これは、いくつかの準備や導入に関連する時間が必要になるからです。
例えば、導入計画を考える時にはその中小企業の現状を分析した要件を必ず考えていかなくてはいけません。
そのための準備期間としても、だいたい数週間から1ヶ月程度が必要になります。
また、現状で利用されているデータを移行したりシステムを設定する時に時間が必要になります。
中小企業で利用する場合には、それを管理するための人材のトレーニングも求められることになるため、こういった作業にも一定以上の時間が必要です。
総合すると、この期間だけでもだいたい3ヶ月は求められることがほとんどです。
さらに、現実的に運用を行っていく場合にはそのマニュアルや整備を行うことが大切です。
一部の人間だけが使えても意味がないので、社内全体できちんと管理していくことができるように準備をする必要があるので、さらにそこから数週間から1ヶ月は期間が求められます。

中小企業向けクラウドERPを導入することで得られる効果とは？

中小企業向けクラウドERPの導入は、業務が軌道に乗る前の段階ほど効果的です。
パソコンのソフトは使っている間にノウハウが社員に蓄積していきますし、カスタマイズなどをして詳しい人だけが使えるようになっていきます。
使い倒したソフトを汎用のERPに載せるのは難しいため、中小企業は出来るだけそうなる前の段階でクラウド対応しておくと恩恵を受けやすいのです。
全てのシステムが統合されていればこその仕組みなので、早い段階で全てネット上に上げてしまい、ローカル環境は何でもいい状態にしてしまいます。
そうする事でパソコンの性能が求められなくなるので安価なものでよくなり、またソフトを全てのマシーンに導入する必要もなくなり、ここでもコスト削減が図れるのです。
もちろんシステム利用の料金は掛かることになりますが、ソフトの購入代金に比べれば大幅なコストカットが見込めます。
そして面倒なバージョン管理という作業からも解放されるのです。

中小企業向けクラウドERPの導入プロセスとは？

中小企業向けクラウドERPは、導入プロセスに注意を払うことでスムーズな定着を目指すことができるようになっています。
一般的なステップとしては、企画と要件定義、実装を経て運用を開始します。
まずは企画の段階で目的を明確にし、中小企業向けクラウドERPの導入に期待する効果を把握することが大切です。
これまでの業務を振り返ることで改善点が明確になり、システムにより効率化するべきポイントを見つけることができるでしょう。
次に自社に最適なサービスを探し、ベンダーとの契約を行います。
この段階から従業員の研修が開始されることがあります。
次に発注者が主体となり、要件定義を行います。
自社内では定義が難しい場合には、外部のコンサルタントを招くことも可能です。
実装では移行やテストも実施し、問題なく稼働するかどうかを確認しながら進めることになります。
運用が開始されたら定期的な監視とサポートを行い、提供されるアップデートなども随時実施します。

中小企業向けクラウドERPの社員向け研修はどのように行うべきか？

クラウドERPはオンラインで利用可能な業務管理システムで中小企業のコスト削減に効果的ですが、使いこなせないと充分な効果は見込めません。
社員が使い方を理解できるように研修を行いましょう。
まずは社員に導入の意義や効果を説明し、納得してもらいます。
必要性が理解できないままだとおざなりに対応し、成果が見込めないためです。
中小企業においてはどのようなメリットがあり、社員にどのように役立つかを説明します。
次に実際の操作方法や実際の業務におけるワークフローを確認していきます。
UI画面の説明の他に課題を与えて練習してもらうのもおすすめです。
どんなケースでどの操作・処理を行うのか、一連の流れを覚えてもらいましょう。
クラウドERPは業務の効率化を目的としますから、闇雲に使うのではなく、どう使えば役立つかを考えることが重要です。
研修は継続的に行って、成功事例や上手な扱い方などの発見があるたびに、ナレッジを共有するのもおすすめです。